L’assistanat de direction est un métier très important puisqu’il consiste concrètement à assister un dirigeant d’entreprise dans l’accomplissement de ses tâches au quotidien. L’assistant de direction entretient une relation très spécifique avec le cadre dirigeant pour lequel il travaille. C’est à la fois le bras droit, l’assistant et la personne de confiance auquel des missions importantes et variées sont confiées.
Les principales missions de l’assistante de direction
Comme son nom l’indique, une assistante de direction a pour principal rôle d’assister un haut responsable, un cadre dirigeant ou un directeur d’entreprise. A ce titre, elle doit mettre toutes ses compétences et son savoir-faire au service de son département pour optimiser la gestion des activités. Les principales missions d’une assistante de direction concernent la gestion de planning, l’accueil, l’organisation des déplacements, la préparation des réunions, la communication, le suivi et traitement du courrier, etc. .
L’assistante de direction s’occupe également parfois de l’organisation et de la coordination des informations internes et externes. Il peut s’agir d’informations confidentielles relatives au fonctionnement de l’entreprise. Le métier d’assistante de direction concerne également le suivi de dossiers comme les contrats de maintenance des équipements, la gestion administrative du personnel, etc. L’assistante de direction peut aussi être amenée à manager tous les événements spécifiques comme les salons, les réunions, les conférences, etc.
Les qualifications requises pour devenir assistante de direction
Une assistante de direction est souvent de formation Bac + 2 (BTS, DUT, etc.) en assistanat de gestion, assistanat de direction ou secrétariat trilingue. Mais, un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, etc.) peut également aboutir à ce poste moyennant une formation en secrétariat ou une expérience professionnelle réussie dans ce domaine.
Le métier d’assistanat de direction exige en outre une maîtrise du Pack Office et un très bon niveau d’anglais selon les entreprises. Ce métier requiert également un sens aigu de l’organisation, de la rigueur, des capacités relationnelles développées, de bonnes capacités rédactionnelles et une aptitude à travailler en équipe.
Avec une formation complémentaire de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues, le métier d’assistanat de direction permet aussi d' accéder à des postes à responsabilité.
Un métier de spécialisation
Tous les dirigeants d’entreprise ont besoin d’une assistante de direction, quel que soit leur secteur d’intervention : établissements publics ou privés. Également appelée « Office manager » ou « Attachée de direction », l’assistante de direction peut se spécialiser dans un domaine spécifique. Bon nombre d’entreprises recherchent actuellement de nouvelles compétences pour améliorer leur environnement de travail. Certains dirigeants d’entreprise confient même la gestion du budget et le repor ting d’activités à leur secrétaire de direction.
Les principales tâches d’une assistante de direction
- Coordonner l'activité d'une équipe
- Faire le suivi de l'évolution d'un dossier professionnel
- Faire le suivi des conditions d'exécution d'un contrat
- Mettre en place un dossier professionnel
- Passer des commandes de fournitures, matériel ou consommables et faire le suivi des livraisons
- Etablir un tableau de bord
- Organiser la logistique des formations et des recrutements
- Faire un suivi d'activité
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Faire une mise à jour de la documentation professionnelle et réglementaire
- Organiser des actions de communication
- Faire le tri des documents, archives, fonds documentaires et informations professionnelles Organiser l'archivage des documents importants
