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L’importance d’optimiser le stockage des fiches de paie

12 Avril 2017

Dans cet article, vous découvrirez quelles sont les meilleures solutions qui s’offrent à vous pour bien conserver vos bulletins de paie.

Une fiche de paie doit être bien stockée pour de multiples raisons. Pour des formalités par exemple : faire une demande de prêt, la location immobilière, déclarations d’impôts…

Anciennes et récentes, elles doivent être toutes à portée de main. En effet, le bulletin de paie est aussi un gage pour faire valoir vos droits, notamment en cas de chômage ou quand vous serez à la retraite.

Voilà pourquoi, il est avisé de bien garder toutes vos fiches de paie durant tout votre parcours professionnel, y compris ceux des stages rémunérés et petits boulots.

Sur papier ou sur ordinateur, les bulletins de paie doivent être conservés au même endroit. Idéalement, même si vous gardez le format papier, privilégier le stockage des bulletins en version numérique.

Si conserver vos données sur ordinateur est une bonne chose, il faut cependant envisager le fait d’une inaccessibilité éventuelle de votre appareil (pour cause de cambriolage, virus, incendie). Il convient donc de sauvegarder vos documents dans une source externe : disque dur, clé USB, boîte mail…

STOCKAGE EN COFFRE-FORT NUMÉRIQUE

Le coffre-fort numérique est une solution parfaitement sécurisée et efficace pour conserver vos documents, en l’occurrence vos bulletins de paie. Ainsi, ceux que vous recevez en format numérique peuvent être archivés dans ledit coffre-fort

Ce système de stockage en ligne conforte le débarras de paperasses en toute sérénité, car l’archivage numérique est une solution fiable et sécurisée.

2 solutions s’offrent à vous pour optimiser le stockage de vos bulletins de paie en ligne :

  • Le prestataire met à votre disposition un espace simple et sécurise, mais sans garantie de la restitution des données.
  • La 2e option comprend des systèmes de sécurité plus avancés : horodatage, empreinte du document, signature numérique… Ces technologies assurent une conservation de donnée à long terme avec une valeur juridique plus sûre.